Управление бизнес-процессами- эффективный подход для малого бизнеса

Порой управление компанией может вызывать затруднения, особенно если вы не особо подкованы в вопросах бизнеса. Стереотип о том, что открыть фирму может только человек с деловой хваткой, в корне неверен.

Часто свое дело открывают те, кто стремится превратить свое хобби в бизнес. Это может быть увлечение ремонтом бытовой техники, покупкой и продажей одежды, строительством или кулинарией. В начале пути этих людей воодушевляет возможность получать прибыль от своего труда.

Увы, очень быстро после начала новоиспеченный владелец сталкивается с суровой реальностью управления бизнесом: вместо наслаждения творческим процессом приходится погружаться в рутину счетов, платежей, налогов, отчетов и накладных. И наш предприниматель уже не способен разобраться, когда он менеджер, а когда творец.

Выход из такой ситуации – управление бизнес-процессами с помощью трех приемов, которые пригодятся в решении любых задач. Применяя их для организации работы фирмы, вы сможете быстро наладить процесс и повысить его эффективность.

1.   Определение текущих задач.

Источник работы (заказы, поставки сырья, отчетность и прочее), порядок ее выполнения, куда направляется результат.

• Откуда поступают задачи: производственный цех, поставщик сырья, покупатель?

• Как они решаются: расчет сметы на выполнение заказа и выставление счета клиенту; сортировка почтовых уведомлений; упаковка товаров и распределение их на складе.

• Куда направляются результаты работы: после оплаты заказ заносится в базу данных компании и берется в работу; спам отправляется в корзину, письма от партнеров отправляются начальнику отдела, счета к оплате – в экономический отдел.

Научившись организовывать работу и справляться с различными задачами, вы сможете создавать предписания и инструкции для любого вида работы в компании. Но чтобы этот простой метод был полезен, им нужно пользоваться регулярно, особенно новичкам в бизнесе.

2. Выстраивание задач по приоритетности.

Этот прием должны применять все сотрудники.

• Непрерывный поток ежедневных, еженедельных (и так далее) задач необходимо преобразовать в список дел, выстроив их по порядку выполнения, начиная с самых важных. Пусть этот список всегда будет при вас.

• Составление списка и определение приоритетности задач значительно повышает шансы на успех при их выполнении.

• Небольшие, на первый взгляд, заминки – причина огромных временных потерь. Незапланированные посетители, перебои в работе оборудования, неожиданные звонки, несвоевременное оформление заказа и т.д.

Разработайте план действий персонала на такие случаи. Кстати, преодолевать заминки нужно также по приоритетности.

3. Законченная работа сотрудника (ЗРС) / Сдержки и противовесы.

Любая работа должна выполняться так, чтобы в итоге потребности клиента были полностью удовлетворены. Система сдержек и противовесов предусматривает коллективный подход к решению задач, например, одни занимаются производством, другие контролируют качество.

• Оба принципа помогают избежать серьезных проблем, особенно важно их соблюдать молодым и небольшим фирмам.

• Работа крупных компаний изначально организована с учетом этих принципов: они применяют различные формы аудита, опрос клиентов и др.

• Все операции должны выполняться согласно принципу ЗРС. Благодаря качественному выполнению малых задач возрастает операционная эффективность всей компании. Если кому-то поручено отправить счета покупателям, то именно этот сотрудник отвечает за завершенное выполнение этого задания. А благодаря системе сдержек и противовесов крупные проекты выполняются без заминок.

• Избегая ошибок, вы бережете деньги и репутацию. Отчетность повышает эффективность работы, а это означает большую прибыль положительные отзывы о компании.

Неорганизованность неизбежно приведет к потерям, высокой текучести персонала и даже плохой репутации компании. Описанные нами принципы упростят задачи управления и помогут направить бизнес в нужное русло.